Zahlungslink und Zahlungsseite
Wo der Zahlungslink steht, was Ihr Gast auf der Zahlungsseite sieht und wie Sie ihn ohne E-Mail-Adresse erreichen.
Jede Rechnung mit offenem Betrag bekommt einen Zahlungslink, sobald Online-Zahlung für die Unterkunft eingeschaltet ist. Bestätigen Sie eine Buchung, entsteht die Rechnung von selbst und geht mit dem Link an den Gast. Wann die Zahlung fällig ist, legen Sie je Unterkunft unter Buchungsregeln › Zahlung und Storno mit der Zahlungsfrist fest (Vorgabe 3 Tage, nie nach dem Anreisetag).
Wo der Link steht
- in der Bestätigungsmail an den Gast als Jetzt bezahlen, wenn er selbst zahlt
- in der Rechnungsmail als Online bezahlen
- im PDF der Rechnung neben der Bankverbindung, als Link und als QR-Code
- in jeder Zahlungserinnerung
- in der Rechnung unter Zeitraum und Zahlung und in der Buchung im Block Zahlung, mit Zahlungslink kopieren und Link erneut senden
Der Link geht an den Rechnungsempfänger. Zahlt eine Firma für ihre Monteure, bekommt die Firma den Link an ihre Rechnungsadresse, der Monteur nur die Mails zur Buchung. Der Link zeigt immer den Betrag, der gerade offen ist.
Gast ohne E-Mail-Adresse
Hat ein Gast keine E-Mail-Adresse hinterlegt, oder möchten Sie selbst schreiben, klicken Sie auf Zahlungslink kopieren und schicken den Link per WhatsApp, SMS oder eigener Mail. Auf dem ausgedruckten PDF scannt der Gast den QR-Code mit dem Telefon. Der Link trägt keine persönlichen Daten, nur einen zufälligen Schlüssel.
Die Zahlungsseite
Der Link öffnet eine Zahlungsseite auf monteurbook.de. Sie zeigt Ihren Namen, Unterkunft, Zeitraum, Rechnungsnummer und den offenen Betrag, bei Raten auch den Zahlungsplan und Ihre Stornobedingungen. Unten steht, dass Sie der Zahlungsempfänger sind und Stripe die Zahlung abwickelt.
Ihr Gast wählt dort die Zahlart:
| Zahlart | Was passiert |
|---|---|
| Karte, Apple Pay, Google Pay | sofort bezahlt; Apple Pay und Google Pay erscheinen auf Geräten, die es können |
| SEPA-Lastschrift | erst „Zahlung unterwegs“, nach einigen Bankarbeitstagen bezahlt; geht nur von einem Euro-Konto |
| Überweisung | die Seite und eine Mail nennen eine eigene IBAN, Betrag und Verwendungszweck; Stripe ordnet den Eingang von selbst zu |
Überweisung bietet die Seite nur an, wenn bis zur Anreise noch mindestens drei Bankarbeitstage liegen. Bei Anreise am selben Tag gehen nur Karte, Apple Pay und Google Pay. Online zahlbar sind Beträge ab 0,50 €.
Lehnt die Bank eine Karte ab oder bricht der Gast die Bestätigung ab, ändert sich an Rechnung und Buchung nichts. Er kann es erneut versuchen oder eine andere Zahlart wählen.
Nach der Zahlung
Ist die Zahlung da, steht die Rechnung auf „Bezahlt“, Sie bekommen eine Benachrichtigung, und der Gast eine kurze Bestätigung. Die Zahlungsseite zeigt dann „Bezahlt“; nach einem Storno sagt sie, dass die Rechnung storniert oder ersetzt wurde.
- Teilbetrag per Überweisung: Die Rechnung steht auf „Teilweise bezahlt“, und der Link zeigt den Rest.
- Zu viel bezahlt: Die Zahlungsliste zeigt „Zu viel bezahlt“ mit Zurückzahlen, siehe Erstatten, stornieren und übertragen.
- Rücklastschrift: Die Rechnung ist wieder offen, Sie bekommen eine Benachrichtigung, und der Gast eine Mail mit dem Link.
- Zahlung von Hand: Zahlt der Gast bar oder auf Ihr eigenes Konto, erfassen Sie das wie bisher mit Zahlung erfassen. Damit ist der Link erledigt. Siehe Zahlung erfassen.
Wenn nicht bezahlt wird
Ist die Zahlungsfrist vorbei, bekommen Sie den Hinweis „Zahlung nicht eingegangen“. Zwei Einstellungen helfen, beide sind zu Beginn aus:
- Automatische Zahlungserinnerung unter Einstellungen › Rechnungsdaten: Mit Erinnerung automatisch senden geht so viele Tage nach Fälligkeit, wie Sie wählen (1 bis 30), eine freundliche Erinnerung an den Gast, mit Online-Zahlung mit Link. Sie gilt für alle Rechnungen, siehe Rechnungsdaten. Je Rechnung und Fälligkeit höchstens eine, auch eine von Hand gesendete zählt.
- Unbezahlte Buchung verfällt unter Buchungsregeln › Zahlung und Storno: Ist die Frist vorbei und nichts bezahlt, storniert MonteurBook Buchung und Rechnung, und der Gast bekommt die Absage. Eine angezahlte Buchung stornieren nur Sie selbst.
Eine Erinnerung von Hand senden Sie weiter aus der Rechnung, siehe Rechnung verwalten. Sie trägt jetzt ebenfalls den Link.
Stornieren Sie eine Buchung oder verfällt sie, zieht MonteurBook zu ihren Rechnungen nichts mehr ein und erinnert nicht mehr von selbst; die Zustimmung zum Einzug endet. Die Rechnung bleibt, bis Sie sie stornieren oder eine Gutschrift ausstellen.
Ohne Online-Link
Zahlt ein Kunde per Überweisung auf Ihr Konto oder per eigenem Lastschriftmandat, schalten Sie den Link ab. Dann gibt es keinen Link und keinen QR-Code, keinen Einzug und keine Raten; die Erinnerung nennt nur Ihre Bankverbindung, und Zahlungen erfassen Sie mit Zahlung erfassen.
- Eine Rechnung: in der Rechnung unter Zeitraum und Zahlung oder in der Buchung im Block Zahlung Zahlungslink deaktivieren. Mit Zahlungslink wieder anbieten nehmen Sie es zurück.
- Eine Buchung: im Block Zahlung der Buchung unter Zahlweise dieser Buchung Zahlung ohne Online-Link wählen, beim Anlegen das gleichnamige Kästchen im Fenster Neue Buchung. Offene Links ihrer Rechnungen schließt MonteurBook dabei.
- Ein Kunde: auf der Seite des Kunden den Schalter Zahlung ohne Online-Link. Er gilt für seine Buchungen ohne eigene Wahl. Schon versendete Links bleiben dabei gültig; an der Rechnung steht dann ein Hinweis mit Zahlungslink deaktivieren.
Bestätigen Sie eine solche Buchung, geht die Rechnung trotzdem von selbst hinaus, nur ohne Link und mit dem Zahlungsziel aus Ihren Rechnungsdaten oder vom Kunden.