Wöchentlich abrechnen
Bei längeren Aufenthalten können Sie Woche für Woche abrechnen. Stellen Sie die Buchung dazu auf Wöchentlich. MonteurBook teilt den Aufenthalt dann in Wochen und legt Ihnen nach jeder Woche den Rechnungsentwurf bereit. Die Buchung bleibt eine einzige Buchung im Kalender. Monatlich funktioniert genauso, nur mit Kalendermonaten statt Wochen.
Die Abrechnungsart wählen
Bei einer neuen Buchung: Wählen Sie im Fenster Neue Buchung unter Abrechnung bei Abrechnungsart die Karte Wöchentlich (siehe Buchung anlegen).
Bei einer Buchung, die es schon gibt:
- Öffnen Sie die Buchung.
- Klicken Sie im Abschnitt Abrechnung auf Wie wird abgerechnet? und dann auf Abrechnung ändern. Alternativ öffnet Ändern bei Rechnung an dasselbe Blatt Gast und Rechnung bearbeiten.
- Wählen Sie Wöchentlich und speichern Sie.
Läuft der Aufenthalt schon und sind Wochen bereits vorbei, sagt Ihnen ein Hinweis vor dem Speichern, wie viele Wochen das sind und wann der Entwurf dafür bereitliegt. Wollen Sie nicht warten, rechnen Sie diese Wochen gleich danach über Zeitraum abrechnen ab.
Wie die Wochen gezählt werden
Eine Woche sind sieben Nächte, gezählt ab dem Anreisetag, nicht ab Montag. Die letzte Woche ist kürzer, wenn der Aufenthalt nicht in ganzen Wochen aufgeht. Ein Beispiel mit Anreise am 06.10. und Abreise am 23.10.:
| Woche | Nächte | auf der Rechnung |
|---|---|---|
| Woche 1: 06.10. bis 12.10. | 7 | Woche 1: 06.10.2026 bis 12.10.2026 |
| Woche 2: 13.10. bis 19.10. | 7 | Woche 2: 13.10.2026 bis 19.10.2026 |
| Woche 3: 20.10. bis 22.10. | 3 | Woche 3: 20.10.2026 bis 22.10.2026 |
Genannt werden immer die erste und die letzte Nacht. Die Beträge der Wochen ergeben zusammen genau den Preis der Buchung, auf den Cent. Zusatzleistungen wie eine Endreinigung kommen auf die Rechnung der Woche, in die ihr Leistungsdatum fällt.
Was nach jeder Woche passiert
- Am Morgen nach der letzten Nacht einer Woche liegt unter Rechnungen im Reiter Entwürfe ein Entwurf für diese Woche bereit. Sie bekommen dazu die Benachrichtigung „Wöchentliche Abrechnung“, und auf der Übersicht steht der Zeitraum unter Zu erledigen. Hat derselbe Kunde mehrere Buchungen, kommen seine fälligen Wochen in einen gemeinsamen Entwurf.
- Öffnen Sie den Entwurf, prüfen Sie ihn und klicken Sie auf Rechnung erstellen.
- Senden Sie die Rechnung wie gewohnt.
Automatisch entsteht nur der Entwurf. Nichts wird ohne Ihren Klick erstellt oder an Ihren Kunden geschickt.
Den Stand jeder Woche sehen
In der Buchung zeigt der Abschnitt Abrechnung neben dem Titel die Abrechnungsart. Darunter stehen:
- die Zeiträume mit ihrem Stand, etwa „Rechnung offen“ oder „Noch nicht fällig“, und bei fälligen Zeiträumen Zeitraum abrechnen
- die Belege mit Zustand (Entwurf, Festgeschrieben, Versendet, Bezahlt, Überfällig oder Storniert) und Ansehen und Senden
- eine Zeile zur Zahlung
Im Kalender zeigt ein Klick auf die Buchung unter Zahlung die Nächste Abrechnung und Zum Abrechnungsplan. Ist eine Rechnung offen, trägt der Balken ein „€“, ist sie überfällig, ein rotes „€!“.
Eine Woche sofort abrechnen
- Öffnen Sie die Buchung und gehen Sie zum Abschnitt Abrechnung.
- Klicken Sie bei der gewünschten Woche auf Zeitraum abrechnen. Es öffnet sich ein Entwurf über genau diese Woche.
- Prüfen Sie ihn, klicken Sie auf Rechnung erstellen und senden Sie die Rechnung.
Gut zu wissen
Eine Woche, die noch nicht vorbei ist, können Sie im Voraus abrechnen. Das ist Ihre bewusste Entscheidung: Der automatische Entwurf kommt immer erst am Morgen nach der Woche. Geben Sie dem Kunden eine Kalenderfarbe, erkennen Sie seine Buchungen im Kalender sofort.