Rechnungen & Gutschriften

Unter Rechnungen verwaltest du alle Rechnungen und Gutschriften für deine Gäste. Rechnungen werden aus bestätigten Buchungen erstellt und enthalten automatisch alle relevanten Daten.

Rechnungen und Gutschriften – der Unterschied

Rechnung: Dokument über den zu zahlenden Betrag für eine Buchung
Gutschrift: Dokument über eine (Teil-)Rückerstattung oder einen Nachlass

Beide sind als PDF verfügbar und können per E-Mail an den Gast gesendet werden.

Rechnung erstellen

Rechnungen können nur für bestätigte Buchungen erstellt werden.

Öffne die bestätigte Buchung (über Buchungen oder die Buchungs-Detailseite).
Klicke auf Rechnung erstellen.
Das System befüllt die Rechnung automatisch mit:
- Gastname und Firmenname (falls angegeben)
- Buchungszeitraum
- Gebuchte Zimmer und Personenanzahl
- Preis pro Nacht und Gesamtbetrag
Die Rechnung erhält automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Klicke auf Rechnung speichern.

Tipp

Du kannst Rechnungen auch direkt auf der Buchungs-Detailseite erstellen – klicke dort auf den Bereich Rechnung.

PDF-Vorschau öffnen

Klicke in der Rechnungsliste auf die gewünschte Rechnung.
Klicke auf PDF öffnen oder das Vorschau-Symbol.
Die Rechnung öffnet sich als PDF in einem neuen Tab oder wird direkt heruntergeladen.

Rechnung per E-Mail senden

Öffne die Rechnung in der Liste.
Klicke auf Per E-Mail senden.
Ein Bestätigungs-Dialog zeigt dir die E-Mail-Adresse des Gastes.
Bestätige den Versand.
Der Gast erhält die Rechnung als PDF-Anhang in seiner Inbox.

Wichtig

Die Rechnung wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die der Gast bei der Buchungsanfrage angegeben hat. Bitte prüfe vorab, ob diese korrekt ist.

Gutschrift erstellen

Gehe zu Rechnungen und öffne die Rechnung, zu der du eine Gutschrift erstellen möchtest.
Klicke auf Gutschrift erstellen.
Gib den Betrag der Gutschrift ein (kann der volle oder ein Teilbetrag sein).
Füge einen kurzen Grund hinzu (z. B. "Rückerstattung wegen vorzeitigem Auszug", "Kulanzrabatt").
Klicke auf Gutschrift ausstellen.

Die Gutschrift ist anschließend als PDF verfügbar und kann wie eine Rechnung per E-Mail versendet werden.

Tabs: Rechnungen und Gutschriften

Oben in der Rechnungsübersicht gibt es zwei Tabs:

Rechnungen – Alle ausgestellten Rechnungen
Gutschriften – Alle ausgestellten Gutschriften

Wechsle zwischen den Tabs, um die jeweiligen Dokumente zu sehen.

Die Rechnungstabelle

Jede Zeile in der Tabelle zeigt:

Spalte	Beschreibung
Nr.	Fortlaufende Rechnungsnummer
Gast	Name des Gastes
Firma	Firmenname (falls angegeben)
Zeitraum	Buchungszeitraum, auf den sich die Rechnung bezieht
Betrag	Rechnungsbetrag in Euro
Versendet	Datum des letzten E-Mail-Versands, oder "—" wenn noch nicht versendet
Aktionen	Buttons zum Öffnen, Herunterladen und Versenden